Immobilier d’entreprise : solutions pour réduire les coûts

Pour toutes les entreprises, l’immobilier est un poste de dépenses très important. Il s’agit même du deuxième poste de dépense le plus important. Avec la crise économique est toutes ses conséquences, chaque entreprise doit trouver une solution pour optimiser ses charges.

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Renégocier le bail des locaux de l’entreprise

Il est toujours possible de faire des économies sur son immobilier d entreprise en optant pour les bonnes solutions. La première solution envisageable est de renégocier les loyers de l’immobilier de l’entreprise. Avec le développement du télétravail, une partie des collaborateurs de l’entreprise doit sûrement assurer leurs tâches depuis leur domicile.

Il n’est pas rare que des surfaces se libèrent à cause de ce changement de mode de travail. Si ce n’est pas pour une baisse de loyer, il est également possible de négocier une baisse de la franchise en s’engageant sur un plus long terme. Si l’entreprise ne parvient pas à faire baisser son loyer, elle peut également envisager la sous-location.

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Le problème avec la sous-location est que le bail signé avec le propriétaire peut ne pas permettre cette opération. Il est toujours possible de revoir les modalités de ce bail en cours d’échéance par contre. Par ailleurs, si la sous-location n’est pas possible, l’entreprise peut également penser à libérer les surfaces qui ne sont pas utilisées.

Le déménagement : une solution radicale

Un déménagement d’entreprise engendre des coûts plus ou moins importants et doit surtout se préparer méticuleusement. Le but est de déménager vers un nouveau local plus petit, mais surtout plus adapté à l’effectif de l’entreprise. Avant de déménager, il est important de faire un bilan des réels besoins de l’entreprise en matière d’immobilier.

Le déménagement peut être particulièrement pertinent à l’échéance du bail. Il est à noter que les surfaces louées ne sont pas les seuls critères jouant sur le coût de l’immobilier de l’entreprise. L’implantation de celui-ci est également un facteur important à prendre en compte. Un immobilier d’entreprise implanté dans un quartier d’affaires convoité de Paris coûtera toujours plus cher qu’un local situé plus en périphérie.

Adopter les nouveaux concepts de postes de travail

De nombreuses entreprises ont dû s’adapter aux nouveaux besoins de leurs collaborateurs que ce soit en matière de bien-être au travail que de productivité. L’intervention d’un space planner est envisageable pour reconfigurer l’aménagement des bureaux de l’entreprise. Les concepts comme celui du Flex Office peuvent être mis en œuvre pour mettre en place de nouveaux locaux plus adaptés.

Pour les start-ups et les très petites entreprises ou les PME, le coworking et la location de bureaux temporaires sont des solutions pouvant être combinées au Home office. Dans tous les cas, il est très important d’évaluer les portées financières de chaque solution.

Utiliser des espaces de coworking

Le coworking est une pratique de plus en plus répandue pour les travailleurs nomades, les indépendants et même les entreprises. Les espaces de coworking permettent aux utilisateurs d’avoir accès à des bureaux équipés de toutes les commodités nécessaires, comme l’accès internet haut débit, du mobilier ergonomique, ainsi que la possibilité d’organiser des événements professionnels.

L’utilisation d’un espace de coworking offre aussi un environnement professionnel stimulant avec la présence d’autres entrepreneurs et freelances qui peuvent partager leurs connaissances et leur expérience afin de développer leur propre réseau professionnel. Les espaces sont généralement accessibles 24/7, ce qui peut convenir aux personnes souhaitant travailler à des heures atypiques ou ayant besoin d’une grande flexibilité dans leur emploi du temps.

Les avantages financiers liés au choix du coworking sont nombreux. Le coût mensuel est souvent moins élevé qu’un bail traditionnel pour une entreprise dont le nombre de salariés n’est pas très important. Le loyer ne prend pas en compte divers frais tels que l’électricité ou certains services associés, tels que le ménage ou l’entretien technique.

Pour beaucoup d’entreprises, il peut être intéressant de combiner plusieurs solutions telles que le home office, la location temporaire ou encore le partage des locaux via un contrat mutualisé, par exemple, entre plusieurs entreprises partenaires, permettant ainsi une optimisation maximale sur tous les niveaux, y compris celui économique.

Mettre en place une politique de travail à distance pour les salariés

La mise en place d’une politique de travail à distance peut être une solution très efficace pour réduire les coûts liés au bureau. Elle permet aux employeurs d’offrir plus de flexibilité à leurs salariés, tout en réduisant leur propre charge financière.

Le télétravail permet aux employés de travailler depuis chez eux, sans avoir besoin de se rendre sur le lieu de travail tous les jours. Cela peut être particulièrement avantageux pour les entreprises ayant des salariés qui vivent loin du bureau ou qui ont des obligations familiales importantes.

En offrant la possibilité du télétravail, l’entreprise peut aussi économiser sur certains frais tels que l’électricité et le chauffage. Les coûts liés aux équipements peuvent aussi être minimisés si l’employeur fournit un poste informatique portable par exemple plutôt qu’un ordinateur fixe installé dans les locaux professionnels.

Pour mettre en place une politique de travail à distance réussie, vous devez vous assurer que les derniers puissent collaborer facilement avec leurs collègues même s’ils ne sont pas physiquement présents dans les mêmes locaux. Les outils numériques tels que Slack ou Zoom peuvent aider considérablement à maintenir cette communication.

La protection des données personnelles et confidentielles doit faire partie intégrante du dispositif.

Des mesures spécifiques doivent être mises en place pour les employés en travail à distance, telles que la mise en place d’une politique de gestion du stress et/ou l’organisation régulière de visioconférences pour maintenir une bonne communication. Un suivi précis doit être effectué afin d’éviter tout risque lié au burn-out notamment.

Le télétravail peut donc être efficace pour réduire les coûts liés aux bureaux et offrir plus de flexibilité aux salariés. Cela nécessite une stratégie clairement définie par l’entreprise pour garantir la qualité du travail réalisé ainsi que le bien-être mental et physique des employés qui font usage de ce dispositif.